Software

ZapOffice - Gestione Protocollo

ZapOffice è un programma per la gestione del protocollo molto semplice ed intuitivo.
Il programma è multiutente e funziona in rete (rete locale o internet).
Come prima schermata propone l'accesso con la lista degli utenti disponibili e relativi uffici:

Appena entrati con la propria password si trovano alcuni semplici comandi, richiamabili dal menu o dai bottoni.
 

Da qui si possono inserire ad esempio nuovi protocolli in Entrato o Uscita. A sinistra viene presentata una rubrica di indirizzi che servirà per scegliere il mittente o, nel caso di un'uscita, il destinatario o i destinatari. La ricerca nella rubrica è molto semplice, e puo' essere fatta su una parte della ragione sociale. Se la ragione sociale non esiste, verrà chiesta conferma per inserirla all'interno della rubrica (dove, volendo, potrà essere specificato l'indirizzo completo facilitato anche dal collegamento automatico con il sito delle Pagine Bianche). Oppure è possibile selezionare dei gruppi di indirizzi, ad esempio si può pensare di fare un gruppo "Consiglieri comunali" in modo da non doverli riselezionare ogni volta che si deve mandare una lettera a tutti.
I campi categoria/classe/fascicolo e ufficio/utenti sono legati fra loro (ad es. scegliendo la categoria 10, verranno proposte le classi all'interno di quella categoria, scegliendo di seguito la classe 5 verranno visualizzate i fascicoli disponibili in quella classe). Inoltre categoria/classe/fascicolo, oltre al numero standard  hanno di fianco anche la descrizione per una ricerca veloce a colpo d'occhio senza doversele ricordare o cercare (il programma viene fornito con già tutte le classificazioni standard inserite con le relative descrizioni). Esiste inoltre una ricerca per cercare all'interno delle descrizioni di categorie/classi/fascicoli, vengono proposti automaticamente i termini presenti nell'oggetto del protocollo, basta cliccarci per trovare la categoria che sembra più adatta.
L'oggetto infine sarà sottoposto anche a un controllo ortografico (funzione che si può abilitare o disabilitare a piacimento).

Inoltre sarà possibile, volendo, allegare uno o più file, ad es. scannerizzandoli o tramite macchina digitale (per i documenti in entrata) oppure prelevandoli da file esistenti (es, un documento word, pdf, ecc...). Questi file poi potranno essere in seguito visualizzati o risalvati su file. Le immagini potranno essere viste direttamente da ZapOffice con funzioni di zoom, mentre altri file verranno aperti da programmi esterni (ad es. se l’allegato è un .doc, verrà aperto automaticamente con Word)

Una volta compilati i dati, basterà premere su OK e i dati verranno inseriti sul server
che comunicherà il numero di protocollo assegnato:

Da qui si puo' inserire subito un altro protocollo,
oppure generare automaticamente la lettera in Word, con relativi indirizzi, numero, categoria, data, oggetto
(come lettera base verrà usato un modello di MS Word, modificabile dall'utente):

I protocolli una volta inseriti saranno comodamente consultabili tramite lo sfoglia protocollo e facendo doppio click su di essi si ripresenterà la maschera per la visualizzazione. Lo sfoglia protocollo prevede due tipi di ricerche:

• una ricerca semplice basata su data oppure anno, entrata/uscita o entrambi e un filtro che visualizza solo i documenti per il proprio ufficio o personali (come predefinito appena aperto visualizzerà tutti i documenti odierni):

• una ricerca avanzata dove ci si può sbizzarrire con tutti i campi, combinandoli tra loro con condizioni tipo: uguale, diverso, maggiore, minore, contiene, non contiene, inizia per, non inizia per.

Esiste inoltre una particolare "ricerca" che dato un numero di protocollo ne ricostruisce il "percorso" cronologico. In pratica tutti i documenti a cui ha avuto risposta, le risposte a alla sua risposta, ... e così via, fino ad arrivare a vedere tutto il percorso dal primo documento originario, fino all'ultimo.

Una funzione simile da menzionare è anche la visualizzazione dell'iter di un documento, si può infatti far passare un documento da un utente all'altro, in seguito poi si possono vedere i vari passaggi tra gli utenti con data, utente di partenza, utente di arrivo e note sul passaggio.

La ricerca (sia semplice che avanzata o il percorso cronologico) poi sarà stampabile o esportabile in PDF o RTF. Inoltre sarà possibile esportare i dati, da usare ad es. in una tabella di Excel, Access, ecc...
Le ricerche/stampe più utilizzate potrebbero essere "Tutti i protocolli odierni" (prevista dal DPR 445), oppure "Protocolli in uscita" da consegnare come allegato alle Poste ad es., oppure "Protocolli in entrata per ufficio o personali" per vedere la posta arrivata alla vostra attenzione o del vostro ufficio, ecc...
Un'altra utilità dello sfoglia protocollo è la possibilità di poter rispondere ad un protocollo semplicemente cliccando sul tasto "Rispondi". Il funzionamento è simile a quello di una normale posta elettronica. Verrà creato un nuovo protocollo usando come destinatario il mittente del protocollo selezionato, e verrà automaticamente riempito il campo "Risposta a".

Esiste poi uno speciale utente, l'amministratore, il quale tramite apposita password può cambiare le impostazioni del programma, ad es:

• gestire gli utenti (aggiungere/cancellare utenti/uffici, modificare password, concedere le autorizzazioni di inserimento e/o modifica, ecc..);

• impostare le categorie del protocollo con relative descrizioni. Inoltre può decidere la classificazione minima che si deve inserire. Ad esempio si puo' obbligare l'utente a scegliere tutto (categoria, classe e fascicolo) oppure solo categoria e classe (con fascicolo opzionale) oppure obbligare la scelta della sola categoria;

• impostare i tipi di documento (ad es. Lettera, Fattura, ecc...);

• impostare i mezzi (ad es. Posta ordinaria, Posta prioritaria, Raccomandata, Consegna a mano, Email, ecc... );

Una particolare nota va alla gestione delle autorizzazioni. Il programma prevede la possibilità di distinguere chi può inserire e chi può solo consultare. Il programma però prevede anche la possibilità di concedere la modifica dei dati una volta inseriti. Questa modalità non prevista dal DPR 445 del 28/12/2000, è dedicata a chi non è vincolato appunto, da questa legge e che quindi vorrebbe maggiore flessibilità.
Gli enti pubblici invece per le modifiche dovranno attenersi alla procedura di annullo protocollo del suddetto DPR. Questa procedura viene effettuata semplicemente cliccando sull'apposito tasto. Dopo conferma dell'annullamento il protocollo non verrà cancellato, ma solo contrassegnato come annullato e non più modificabile. Se necessario sarà possibile reinserirlo correttamente come un normale nuovo protocollo.

Gestione documenti esterni:

Il programma inoltre può essere utilizzato per la gestione, archiviazione e organizzazione dei documenti esterni sul server, si può infatti attivare questa funzione su richiesta e i documenti generati automaticamente o manualmente e quelli in arrivo (scannerizzati o su supporto digitale) verranno automaticamente posizionati in cartelle che verranno create in base a degli schemi configurati in partenza. Alcuni esempi di schemi che si possono creare (per impostare questi schemi sono disponibili tutti i campi del protocollo):

• p:\anno\numero\oggetto.doc
  (questo potrebbe essere lo schema più semplice e funzionale, consigliato)
• p:\entrata_uscita\anno\numero\oggetto.doc
• p:\categoria\classe\fascicolo\anno\numero\oggetto.doc
• p:\mittente_destinatario\categoria\classe\numero\oggetto.doc
  (questo schema invece potrebbe essere utile a delle imprese che vogliono tenere separata innanzitutto la corrispondeza con i vari clienti e fornitori, e solo in seguito una suddivisione per categorie o altri campi, ad esempio fatture, preventivi, assistenze e/o altre categorie specifiche)

I file così organizzati poi possono essere aperti normalmente (ovviamente), ma l'utilità sta anche nel poterli cercare e in seguito aprire direttamente da ZapOffice con il tasto "Apri documento" che compare mentre si sfogliano o cercano i protocolli. Esiste anche il tasto "Apri cartella" col quale è possibile aprire semplicemente la cartella relativa al protocollo, in modo da poterci inserire dei file manualmente oppure per aprire i file direttamente da Windows. La ricerca e l'organizzazione dei documenti creati in questo modo diventa più comoda, pratica, ordinata e standardizzata per tutti gli utenti .

Alcune informazioni tecniche:

Server

• Occupo memoria: circa 15 MB (con una stima di non più di 5 MB all'anno per i dati, esclusi allegati);

• Sistema Operativo: Windows (consigliato NT/2000/XP) oppure Linux.

Clients

• Occupo memoria: circa 2 MB;

• Sistema Operativo: Windows.

Eventuali aggiornamenti saranno centralizzati sul server, basterà chiudere i client e riaprirli per aggiornarli.

Il programma come già illustrato in alcune occasioni, si integra e collabora con Microsoft Office per rendere il lavoro più semplice, veloce e per evitare di dover rifare le stesse cose più volte. Ad es. con  la generazione delle lettere in Word (senza doversi riscrivere n° protocollo, oggetto, data, indirizzi, categoria, ecc..), o per le esportazioni in RTF delle stampe o l'esportazione dei dati risultati delle ricerche in Excel o Access (o altri programmi o database in grado di leggere semplici file di testo .CSV).

Inoltre saranno possibili personalizzazioni o esigenze particolari in tempi brevi.

Se sei già in possesso del programma e stai cercando gli aggiornamenti,
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